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電商外包倉庫庫存管理分享，跟著心海供應(yīng)鏈電商倉庫外包
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1.過程準(zhǔn)：確保倉庫后臺庫存變動和前臺能實(shí)時(shí)同步，確保不超賣
保證過程準(zhǔn)主要靠兩點(diǎn)：一個(gè)是倉內(nèi)的管理，另一個(gè)是倉庫WMS系統(tǒng)和店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺的商家后臺。
1)倉內(nèi)管理：這點(diǎn)不詳細(xì)展開，倉庫專業(yè)人員的專業(yè)能力是應(yīng)該相信的，只是簡單說幾點(diǎn)：
a)關(guān)于庫存變動：商品入倉后，因各種原因會導(dǎo)致庫存變動，倉庫要忠實(shí)且及時(shí)的把這種變動記錄下來，并通過系統(tǒng)接口同步給店鋪ERP系統(tǒng)及電商平臺的商家后臺。主要有以下幾種場景：
◆正次品轉(zhuǎn)換：入倉的時(shí)候是正品的可發(fā)貨庫存，實(shí)際揀貨的時(shí)候發(fā)現(xiàn)是次品，不可發(fā)貨。這種情況下倉庫需要扣減一個(gè)正品庫存，增加一個(gè)次品庫存。
◆倉庫丟貨：倉庫盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)貨物短少，需要扣減庫存。
◆倉庫多發(fā)貨、少發(fā)貨、發(fā)錯(cuò)貨：倉庫發(fā)錯(cuò)貨，需要對庫存進(jìn)行調(diào)整。
◆倉庫盤點(diǎn)錯(cuò)誤：上次盤點(diǎn)錯(cuò)誤，在本次盤點(diǎn)中糾正，需要對庫存進(jìn)行調(diào)整。
◆錯(cuò)碼調(diào)整：入倉時(shí)未發(fā)現(xiàn)編碼錯(cuò)誤，在庫內(nèi)管理或者發(fā)貨環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。
◆退件入倉或者截單成功：前臺訂單取消已經(jīng)發(fā)貨的訂單，倉庫需要截單，如果快遞截單成功或者被買家拒收退回倉庫，倉庫需要對庫存進(jìn)行調(diào)整。
上述庫存調(diào)整場景，有些是需要商家承擔(dān)責(zé)任的，比如正次品轉(zhuǎn)換，有些是需要倉庫承擔(dān)責(zé)任的，比如丟貨、發(fā)錯(cuò)貨。不管是誰的責(zé)任，倉庫都要忠實(shí)記錄，及時(shí)反饋，時(shí)刻保持前后臺庫存數(shù)據(jù)一致。
b)關(guān)于倉內(nèi)盤點(diǎn)：作為倉內(nèi)的日常作業(yè)行為，每個(gè)倉庫都會有各種盤點(diǎn)規(guī)則，如月度的、季度的大盤點(diǎn)、循環(huán)盤點(diǎn)、動碰盤點(diǎn)等等。但我們在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，倉內(nèi)的盤點(diǎn)規(guī)則未必就是適合電商行業(yè)應(yīng)用的。為此我們經(jīng)過一段時(shí)間的摸索，探索出以下幾個(gè)盤點(diǎn)原則：
◆月初庫存低于20個(gè)的商品全量盤點(diǎn)：庫存低于20個(gè)的時(shí)候，我們認(rèn)為就有超賣的風(fēng)險(xiǎn)。請倉庫在月初對低于20個(gè)的SKU進(jìn)行全盤，盤點(diǎn)結(jié)果反饋給商家ERP系統(tǒng)和店鋪后臺。如果有差異的話，店鋪后臺自動更新上架數(shù)量。
◆當(dāng)天庫存低于20個(gè)的商品當(dāng)天盤點(diǎn)：同上，確保當(dāng)天低于20個(gè)的商品不產(chǎn)生超賣。
◆庫存有差異實(shí)時(shí)盤點(diǎn)：利用系統(tǒng)功能，每天自動比對店鋪上架數(shù)量、ERP庫存數(shù)量和倉庫庫存數(shù)量，對有差異的數(shù)據(jù)自動生成盤點(diǎn)請求，請倉庫納入到自己的盤點(diǎn)計(jì)劃中去，并把盤點(diǎn)結(jié)果同步給ERP和商家的店鋪后臺。
◆活動后盤點(diǎn)：電商企業(yè)和傳統(tǒng)企業(yè)不同的一點(diǎn)，如果有大流量灌入或者預(yù)計(jì)的大型促銷活動，會在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生大量訂單。這些訂單一般集中于有限的幾個(gè)或者幾十個(gè)SKU。當(dāng)活動過后，需要倉庫對這些SKU進(jìn)行盤點(diǎn)，以保證庫存的準(zhǔn)確。
◆退倉前盤點(diǎn)：為了確保退倉時(shí)的數(shù)量是準(zhǔn)確的，有必要在退倉前對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，以便按照正確的數(shù)量退倉。
2)發(fā)貨：確保發(fā)貨過程中不錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)、多發(fā)。倉內(nèi)一般都有非常規(guī)范的流程，在幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控好就好了：
◆揀貨環(huán)節(jié)：確保揀貨SKU和數(shù)量和訂單一致。
◆包裝環(huán)節(jié)：包裝臺最好兩道符合環(huán)節(jié)，一道系統(tǒng)（把槍掃描），一道人工。
◆交付快遞環(huán)節(jié)：特別關(guān)注退款訂單和訂單內(nèi)容有修改的訂單。
2.結(jié)果準(zhǔn)：所謂結(jié)果準(zhǔn)，指的是在退倉和結(jié)算的時(shí)候，能夠有非常清晰的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)，即使有庫存差異，也能找到具體的原因，能夠?qū)ω?zé)任方進(jìn)行追責(zé)，確保商家和倉庫、供應(yīng)商在退倉和結(jié)算環(huán)節(jié)沒有糾紛。
筆者剛剛接手倉庫時(shí)，一直為出庫環(huán)節(jié)頭疼：商家說倉庫丟貨了，倉庫說是商家入倉的時(shí)候少裝了。商家說你不給我賠我就不退倉，倉庫說你不退倉我就收你滯倉費(fèi)！一筆糊涂賬，讓人好生頭疼！
經(jīng)過一段時(shí)間的磨合，我們總結(jié)出來退倉5大原則：
◆退倉前商品下架原則：退倉前商家要將商品從店鋪下架，以免退倉單生成后店鋪還有訂單流入，對倉庫的退倉工作造成干擾。這個(gè)最好通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，人工干預(yù)會有遺漏的可能。
◆退倉前盤點(diǎn)原則：退倉前倉庫必須對要退倉的商品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果及時(shí)通報(bào)給商家，并在系統(tǒng)中進(jìn)行同步更新。這樣做兩個(gè)好處：一個(gè)是商家可以盡快確認(rèn)是否對退倉數(shù)量有疑問，另外一個(gè)是系統(tǒng)中同步更新后，可以按照盤點(diǎn)的結(jié)果生成準(zhǔn)確的退倉單。
◆庫存差異數(shù)據(jù)當(dāng)場追償原則：如果庫存有差異，當(dāng)場追責(zé)。追責(zé)的依據(jù)就是倉庫WMS和店鋪ERP兩邊的進(jìn)銷存數(shù)據(jù)。所有的庫存變動必須基于單據(jù)，入庫單、發(fā)貨訂單、庫內(nèi)調(diào)整單、退倉單。這樣在庫存產(chǎn)生差異時(shí)，能夠直接找到對應(yīng)的單據(jù)：是倉庫沒上傳發(fā)貨數(shù)據(jù)還是倉內(nèi)庫存丟失一目了然。所有的單據(jù)尤其是庫存調(diào)整單必須有明確的調(diào)整原因。這樣在退倉和結(jié)算時(shí)可以立即確認(rèn)誰來承擔(dān)責(zé)任。
◆追責(zé)和退倉兩條線原則：有了上面的盤點(diǎn)原則和追償原則，商家和倉庫不能再以任何借口不退倉，追責(zé)和退倉兩條線分開走。這樣不會因?qū)ν藗}數(shù)量有爭議而延遲退倉。
◆月臺交接原則：這個(gè)主要是為了避免雙方對已經(jīng)交接的退倉數(shù)量有爭議。實(shí)際操作過程中，以月臺交接為界，雙方對退倉數(shù)據(jù)進(jìn)行簽字確認(rèn)，事后不得反悔。該原則在具體執(zhí)行的時(shí)候，有些商家是采用第三方物流送貨和退倉，第三方物流對交接數(shù)據(jù)可能不太負(fù)責(zé)。這點(diǎn)還有待商榷。
3.系統(tǒng)功能：
上述文字主要總結(jié)了庫存管理過程中商家、倉庫、供應(yīng)商具體操作層面的內(nèi)容。除了這些，系統(tǒng)功能要能夠跟得上去。筆者所在公司的系統(tǒng)和倉庫經(jīng)過一段時(shí)間的努力，通過以下功能確保庫存管理的準(zhǔn)確。
1) ERP系統(tǒng)要有完善的鋪貨功能：很多大商家都是多平臺、多店鋪、多渠道銷售。不同的渠道對上架數(shù)量的邏輯也不同。比如淘寶支持拍下減庫存和付款減庫存。為了不產(chǎn)生超賣，ERP系統(tǒng)需要由完善的鋪貨系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道共享庫存和按渠道鎖定庫存。
2)庫存調(diào)整實(shí)時(shí)同步：倉內(nèi)庫存調(diào)整時(shí)，能實(shí)時(shí)同步給店鋪ERP系統(tǒng)，從而觸發(fā)電商后臺的上架數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。這個(gè)調(diào)整都是有具體的調(diào)整原因的，以便在后續(xù)對相關(guān)方追責(zé)。
3)每日定時(shí)生成庫存比對報(bào)告：店鋪ERP系統(tǒng)和倉庫WMS系統(tǒng)每日凌晨2點(diǎn)在庫存作業(yè)停止時(shí)進(jìn)行自動的庫存比對，把兩邊的庫存比對差異生成報(bào)告，提交給雙方。倉庫會根據(jù)差異報(bào)告主動查找差異原因，確認(rèn)需要調(diào)整庫存的，就對庫存進(jìn)行調(diào)整，然后同步給前臺。
4)進(jìn)銷存功能：這個(gè)是幾乎所有的ERP和WMS都有的功能，但怎樣能更方便的讓倉庫和商家發(fā)現(xiàn)庫存差異的原因，是需要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的產(chǎn)品經(jīng)理們努力的。筆者的公司把該功能做成工具，讓商家和倉庫在很多場景下能夠快速調(diào)用該功能，快速定位庫存差異原因。
5)庫存盤點(diǎn)打通：這點(diǎn)在前面已經(jīng)有所涉及，倉庫的盤點(diǎn)規(guī)則和商家所希望的盤點(diǎn)規(guī)則是不一樣的，通過庫存盤點(diǎn)打通，ERP自動把商家希望盤點(diǎn)的SKU發(fā)送給WMS，WMS在盤點(diǎn)后反饋數(shù)據(jù)給ERP。
6) 0庫存同步機(jī)制：盡管上面做了那么多運(yùn)營和系統(tǒng)上的工作，為了絕對避免超賣，我們還需要個(gè)“保險(xiǎn)”。這個(gè)“保險(xiǎn)”就是0庫存同步：當(dāng)庫存可揀貨數(shù)量為0時(shí)，實(shí)時(shí)同步給ERP，ERP強(qiáng)制觸發(fā)商家店鋪后臺下架。
好了，零零散散寫了這么多。第一次寫這樣的文章，有點(diǎn)啰嗦，總結(jié)一下：電商的本質(zhì)是商務(wù)，零售是商務(wù)的具體表現(xiàn)形態(tài)。玩零售往大了說是玩供應(yīng)鏈，往小了說就是玩庫存。庫存準(zhǔn)不準(zhǔn)不僅僅是倉庫的事情，是需要供應(yīng)鏈上下游各方共同參與才能搞定的！
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